COVID_19 Nowe zasady dla spółek kapitałowych

Nowe zasady dla spółek kapitałowych

Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw („ustawa COVID-19”) wprowadziła szereg zmian w obowiązujących dotychczas ustawach tak, aby dostosować system prawny do stanu epidemicznego.

W przypadku Kodeksu spółek handlowych, wprowadzone zmiany mają zasadniczy związek z rozwojem technologii, a kryzysowa sytuacja jedynie zdyscyplinowała ustawodawcę, który zdecydował się na sprawniejszą implementację długo oczekiwanych rozwiązań.

Ustawa COVID-19 wprowadza bowiem organizacyjne ułatwienia dla spółek kapitałowych, formułując:

• Domniemanie możliwości odbywania posiedzeń zarządu oraz rady nadzorczej, w tym także udziału w podejmowaniu uchwał w trybie zdalnym;
• Możliwość odbywania zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej bez konieczności uwzględniania tego trybu w umowie lub statucie spółki;
• Możliwość podejmowania uchwał w trybie zdalnym w zakresie wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.

Nowe zasady dotyczą:

• Spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
• Spółek akcyjnych,
• Spółek komandytowo – akcyjnych.

Posiedzenia zarządu i rady nadzorczej

W świetle nowych regulacji zarówno posiedzenia zarządu, jak i rady nadzorczej, a także głosowania tych organów, mogą być przeprowadzane nawet w braku bezpośredniego upoważnienia sformułowanego w treści umowy lub statutu spółki. Wyjątek dotyczy jednak tych spółek, które w treści umowy lub statutu wyraźnie taką możliwość wyłączyły.

Utrzymując dotychczasowe zasady w zakresie posiedzeń rady nadzorczej, ustawa wprowadziła także dodatkową regulację. Uchwała będzie bowiem uważana za ważnie podjętą wtedy, gdy co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podjęciu uchwały.

Ponadto, dzięki wprowadzonej nowelizacji, uchwały podejmowane przez radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość mogą także dotyczyć wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszenia w czynnościach tych osób, co na gruncie poprzednich przepisów było niemożliwe.

Zgromadzenia wspólników i walne zgromadzenia akcjonariuszy

Tożsame uprawnienia zostały także przyznane organom właścicielskim spółek. Tak, jak w przypadku posiedzeń zarządu i rad nadzorczych, ustawa COVID-19 ustanowiła domniemanie dopuszczalności zdalnych zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń akcjonariuszy, o ile taka możliwość nie została przez spółkę wprost wyłączona.

Inaczej jednak niż w przypadku posiedzeń zarządu czy rady nadzorczej, nowelizacja wprowadza dodatkowe warunki, jakie muszą być spełnione dla odbywania zgromadzeń wspólników czy akcjonariuszy w trybie zdalnym. Są to:

• Wymóg decyzji zwołującego zgromadzenie o jego przeprowadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;
• Wymóg wprowadzenia regulaminu odbywania zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Mając na uwadze, że przepisy nie przewidują możliwości odbycia zdalnego zgromadzenia w celu uchwalenia pierwszego regulaminu, nowelizacja zakłada, że jego przyjęcie może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Ta regulacja pozwala spółce na rozpoczęcie e-zgromadzeń, bez konieczności uprzedniego spotkania wspólników face-to-face, co ma kluczowe znaczenie w czasie panującej pandemii.

Wymogi techniczne

Kodeks spółek handlowych nie wprowadza także żadnych szczególnych rozwiązań ani wymagań technicznych w zakresie zdalnego odbywania posiedzeń, zgromadzeń czy sposobu podejmowania uchwał przez organy spółek. Spółki kapitałowe mogą zatem korzystać z dowolnych narzędzi programowych czy systemów informatycznych, które pozwalają na zdalną, bezpośrednią komunikację.

Poza telefonami oferującymi telekonferencje, wideokonferencje czy komunikatorami internetowymi, warto zwrócić uwagę także na narzędzie typu virtual data room. Służą one do przesyłania poufnych informacji i są wykorzystywane między innymi w transakcjach bankowych. Dzięki logowaniu się do tzw. wirtualnych pokojów, do których dostęp mają tylko ściśle określone osoby, informacje dotyczące przedsiębiorstwa są znacznie lepiej chronione.

Przy wyborze odpowiednich narzędzi informatycznych kluczowe znaczenie powinno mieć zatem zapewnienie odpowiednich wymogów bezpieczeństwa komunikacji zdalnej, uwzględniających ograniczenia techniczne poszczególnych członków organu, a także sposobów weryfikacji ich tożsamości.

Autor:

Julia Ziemska | Aplikantka Adwokacka | Młodszy Prawnik | Orlik & Partners

Tekst ukazał się na:

https://twoje-miasto.pl/art-biznes/nowe-zasady-dla-spolek-kapitalowych-i129230