Czy nadchodzi rewolucja w systemie doręczeń w procesie cywilnym?

W drugiej połowie bieżącego roku wchodzą w życie przepisy uchwalonej w listopadzie ustawy o doręczeniach elektronicznych, regulującej zasady doręczania korespondencji z podmiotami publicznymi z wykorzystaniem usługi rejestrowanego doręczenia publicznego. Przepisy te mają w założeniu zrewolucjonizować sposób prowadzenia korespondencji z podmiotami publicznymi, w tym organami administracyjnymi i sądami przenosząc ją do świata wirtualnego. Ze względu przy tym na uwarunkowania techniczne, część przepisów ustawy wejdzie w życie w październiku bieżącego roku, a część w terminach późniejszych, dochodzących w niektórych przypadkach do 8 lat.

Ustawa przewiduje utworzenie systemu teleinformatycznego umożliwiającego prowadzenie oficjalnej korespondencji w formie elektronicznej, a także bazy danych zawierającej adresy, na które podmioty publiczne będą doręczały korespondencję. Jednocześnie, uprawniono lub zobowiązano szereg kategorii podmiotów do posiadania takich adresów elektronicznych, a wpis adresu do bazy danych ma być równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji w trybie elektronicznym.

Do posiadania adresów tego rodzaju zobowiązane będą oczywiście podmioty publiczne, Jednocześnie, wszyscy przedsiębiorcy podlegający wpisowi do KRS lub CEiDG adres taki mogą posiadać, przy czym w ich przypadku możliwa będzie rezygnacja z usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych.

O ile przy tym, utworzenie adresu powiązanego z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, ma co do zasady następować na podstawie wniosku zainteresowanego (za wyjątkiem nowo rejestrowanych przedsiębiorców – w tym przypadku przekazanie adresu nastąpi automatycznie),
to w przypadku braku wpisu adresu do bazy danych, ustawa przewiduje możliwość doręczania korespondencji na znany organowi adres, z którego dany podmiot prowadził korespondencję.

Osobną kategorię stanowią podmioty świadczące profesjonalnie usługi doradcze związane z reprezentowaniem Klientów wobec organów administracji publicznej, takich jak adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi czy notariusze. W ich przypadku posiadanie w bazie adresu umożliwiające doręczenia elektroniczne będzie obligatoryjne.

Pomimo, że w ustawie przewidziano liczne wyjątki o charakterze podmiotowym i przedmiotowym (np. dobrowolność dla wielu kategorii podmiotów, możliwość żądania doręczenia pisma w formie papierowej czy całkowite wyłączenie w niektórych kategoriach postępowań), to doręczenia takie mają już stanowić zasadę w przypadku podmiotów świadczących profesjonalne usługi doradcze, a docelowo w miarę postępu informatyzacji organów państwowych, obejmą zapewne wszystkich przedsiębiorców.

Jednocześnie, ustawa wprowadza zmiany w szeregu przepisów regulujących procedurę postępowania przed sądami i organami administracji publicznej w zakresie doręczeń korespondencji.
I tak w postępowaniu administracyjnym, zasadą stanie się doręczanie korespondencji w drodze elektronicznej, o ile tylko adresat dysponował będzie niezbędnym adresem.

Podobnie uregulowano doręczenia w postępowaniu cywilnym, przy czym w tym przypadku możliwość uzależniono dodatkowo od „warunków technicznych i organizacyjnych sądu”. Doręczenia do osób fizycznych będą możliwe tylko w przypadku, gdy osoby takie wniosą najpierw pismo do sądu tą drogą. Przepis ten nie dotyczy jednak przedsiębiorców.

Powyższe oznacza, że każda osoba zobowiązana do posiadania adresu w utworzonej na podstawie przepisów ustawy bazie danych (a więc np. profesjonalni pełnomocnicy), a także każdy przedsiębiorca, którzy adres taki dobrowolnie posiadają, mogą otrzymywać pisma tą drogą, o ile tylko pozwolą na to warunki techniczne i organizacyjne w sądzie.

Wchodzące w życie przepisy stanowią niewątpliwie istotny krok na drodze do nieuchronnej informatyzacji postępowań sądowych i administracyjnych i pod tym kątem należy ocenić je pozytywnie. Oczywiste jest, że przy możliwościach technicznych dostępnych w XXI wieku digitalizacja pozwoli na przyśpieszenie i usprawnienie działania sądów i organów uginających się pod nawałem spraw.

Ustawa budzi jednocześnie szereg obaw związanych z rzeczywistą realizacją w kontekście braku możliwości technicznych po stronie zarówno podmiotów publicznych, jak też potencjalnych odbiorców korespondencji doręczanej drogą elektroniczną. Dotyczy to nie tylko przedsiębiorców czy pełnomocników starszej daty, ale również szeregu sfer, które na obecnym etapie jak się wydaje, nie zostały dostatecznie doprecyzowane.

W kontekście upływu terminów procesowych, jedną z takich sfer pozostaje np. brak możliwości awizacji przesyłek, który może rodzić problemy nie tylko dla profesjonalnych pełnomocników, ale również dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się korzystać z doręczeń elektronicznych.

Pomimo możliwości (a dla niektórych podmiotów obowiązku) ustanowienia administratora skrzynki, który zapewni odbiór korespondencji, znaczna jej część wymaga od adresata reakcji w ustawowo określonym terminie. W przypadku dłuższej nieobecności, czy to z powodu choroby czy przyczyn tak prozaicznych jak dłuższy urlop, istnieje ryzyko przeoczenia terminu, które to może zaważyć na ostatecznym wyniku postępowania sądowego lub administracyjnego. Problem taki może dotknąć w szczególności osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i niekorzystające przy tym z pomocy innych osób czy to w drodze zatrudnienia, czy w jakiejkolwiek innej formie.

W konsekwencji, istotny obszar związany z doręczeniami wydaje się niedostatecznie uregulowany. Praktyka pokaże oczywiście czy wynikną z tego problemy na większą skalę, jednak wydaje się, że przepisy regulujące sposób potwierdzenia doręczenia korespondencji oraz skutki doręczenia, wymagają doprecyzowania.