KRS tylko elektronicznie

Wraz z początkiem lipca weszły w życie dawno zapowiadane, rewolucyjne zmiany w zakresie postępowania regulującego dokonywanie wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego. Począwszy bowiem od dnia 1 lipca 2021 roku, przedsiębiorcy muszą dokonywać wszelkich zmian w rejestrze poprzez złożenie wniosku w formie elektronicznej. Zmiana dotyczy znacznej większości podmiotów, bowiem objęto nią te wpisane do Rejestru Przedsiębiorców, pozostawiając jedynie podmiotom wpisanym do Rejestru Stowarzyszeń wybór pomiędzy formą elektroniczną a papierową.

Zgodnie ze znowelizowanym art. 19 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w przypadku podmiotów wpisanych do Rejestru Przedsiębiorców, wniosek w dalszym ciągu składany jest na urzędowym formularzu (albo formularzu udostępnionym w systemie), jednak niezależnie od formy jego złożenie następuje wyłącznie za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego.

Także wszelkie dołączane do wniosków dokumenty mają być przy tym składane w formie elektronicznej, przy czym należy podkreślić, że znika obowiązek dołączania do wniosku aktów notarialnych stanowiących podstawy wpisów. W tym zakresie wykorzystane zostanie funkcjonujące już Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, zaś wnioskodawca zobowiązany będzie jedynie do powołania się na numer pod którym dany akt notarialny zarejestrowano w repozytorium.

Wszelkie pozostałe dokumenty nie podlegające ujawnieniu w Repozytorium, w tym np. oświadczenia osób powoływanych w skład organów, muszą być podpisane elektronicznie, podobnie jak sam wniosek, przy czym wymogu tego nie stosuje się, jeżeli wniosek jest podpisany przez osoba, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do dokonania wniosku o wpis.

Każdy wniosek składany do KRS w formie elektronicznej wymagał będzie przy tym opatrzenia go podpisem elektronicznym, tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.

Także i wpis do rejestru następuje o lipca 2021 roku w formie elektronicznej, poprzez wprowadzenie do systemu teleinformatycznego danych zawartych w postanowieniu Sądu rejestrowego, niezwłocznie po jego wydaniu. Wpis uważa się za dokonany z chwilą zamieszczenia danych w rejestrze, a samo postanowienie, co do zasady, nie podlega doręczeniu w formie papierowej, a jedynie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego służącego do dokonania wpisu.

Podkreślenia wymaga przy tym, że wniosek złożony z naruszeniem powyższych wymogów, tj. złożony w formie innej niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego podlega zwrotowi bez wezwania do uzupełnienia braków. Oznacza to w praktyce, że w celu złożenia wniosku do dokonanie zmiany w Rejestrze Przedsiębiorców KRS, przedsiębiorca będzie zmuszony albo do zaopatrzenia się w podpis elektroniczny, posłużenie się profilem albo też zlecenie usługi profesjonalnemu pełnomocnikowi, który podpisem takim dysponuje.

Najprostszą formą podpisania wniosku wydaje się zatem wykorzystanie profilu zaufanego, jednak nawet to wiąże się z koniecznością przejścia procedury, która dla wielu, szczególnie starszych przedsiębiorców może stanowić pewne utrudnienie. Portal nie jest też prowadzony w żadnym języku obcym, co może stanowić barierę dla przedsiębiorców zagranicznych, czy też osób zamierzających podjąć działalność, które nie posługują się językiem polskim, bądź posługują się nim w ograniczonym stopniu.

Jednocześnie, nie sposób dostrzec korzyści płynących z wprowadzonych zmian. Czas postępowania rejestrowego powinien ulec radykalnemu skróceniu, z uwagi na eliminację papierowej korespondencji pomiędzy Sądem a przedsiębiorcą. Zniknie obowiązek kopiowania i składania znacznej liczby dokumentów, co ma również niebagatelny wymiar ekologiczny.

Elektronizacja ma także ograniczyć ilość błędów m. in. z uwagi na automatyczne podpowiedzi czy brak możliwości pozostawienia niewypełnionych rubryk. Dodatkowo, możliwe jest bieżące sprawdzanie statusu wniosku za pośrednictwem systemu.

Wprowadzone zmiany w teorii niosą ze sobą wiele korzyści i wydają się zmianami na miarę czasów. Wydaje się jednak, że możliwe było wprowadzenie okresu przejściowego, w którym dopuszczalne byłoby składanie dokumentów zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Przy założeniu, że sam system teleinformatyczny będzie działał bez zarzutu, docelowy kierunek zmian wydaje się jak najbardziej słuszny.