Ustawa o ochronie sygnalistów

W maju 2024 roku Sejm przyjął ustawę o ochronie tzw. sygnalistów, która implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady UE. Choć przepisy chroniące osoby zgłaszające naruszenie prawa powinny zostać wprowadzone przez Polskę ponad dwa lata temu, ustawa po poprawkach Senatu, wróciła do Sejmu.

Zgodnie z projektem, ustawa ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia jej ogłoszenia.

Przedsiębiorcy powinni zatem przygotować się na szereg zmian i nowych obowiązków, które mogą zacząć obowiązywać jeszcze w tym roku.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Ustawa wprowadza regulacje, których celem jest ułatwienie dokonywania tego rodzaju zgłoszeń oraz ochrona sygnalistów.

Kogo dotyczy ustawa?

Zgodnie z projektem, przepisy ustawy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób;

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia;

Próg 50 osób nie ma zastosowania do niektórych podmiotów prawnych wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Co ustawa oznacza dla przedsiębiorców?

Podmioty prawne objęte ustawą o sygnalistach mają obowiązek wprowadzenia rozwiązań mających na celu wdrożenie przepisów ustawy. Obejmuje to m.in.:

Opracowanie procedur zgłaszania nieprawidłowości – pracodawcy muszą zapewnić mechanizmy i procedury umożliwiające pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób bezpieczny i skuteczny. Procedura taka zgodnie z ustawą powinna zawierać:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną;
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
• ochronę sygnalistów przed represjami – pracodawcy mają obowiązek zapewnić ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Ustawa zawiera szeroki, otwarty katalog działań odwetowych zaliczając do nich m. in.: odmowę nawiązania stosunku pracy; wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia, obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

Sankcje

Ustawa przewiduje odpowiedzialność karną i sankcje finansowe. Brak wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub wprowadzanie procedury z istotnym naruszeniem wymogów ustawy może wiązać się z nałożeniem kary grzywny.  Istotne utrudnianie lub uniemożliwianie zgłoszenia, działania odwetowe czy ujawnienie tożsamości sygnalisty są penalizowane, a ustawa przewiduje za nie także kary pozbawienia wolności. Zgodnie z ustawą, karze podlegać będzie także osoba, która dokona zgłoszenia lub ujawnienia pomimo wiedzy, że do naruszenia prawa nie doszło. Szczególne znaczenie dla uniknięcia odpowiedzialności prawnej oraz ryzyk reputacyjnych ma realizacja obowiązku ustalenia zgodnej z ustawą procedury zgłoszeń wewnętrznych przez podmioty prawne.

Jak przygotować się do nowych przepisów?

Nasi eksperci oferują rzetelne wsparcie prawne, obejmujące doradztwo z zakresu compliance, prawa karnego, prawa pracy, i ochrony danych osobowych.

Naszym klientom oferujemy:

• audyt istniejących rozwiązań oraz analizę prawną w zakresie compliance, w tym w aspekcie międzynarodowym;
• audyt istniejących rozwiązań oraz analizę podatkową w zakresie tax compliance, w tym w aspekcie międzynarodowym;
• opracowanie i wdrożenie wewnętrznych procedur compliance, w tym procedury zgłoszeń dostosowanych do wymogów ustawowych i realiów biznesowych;
• opracowanie i wyselekcjonowanie rozwiązań tailor-made, w tym w aspektach narzędzi IT i dostawców systemu;
• cykliczne szkolenia, projektowe i dedykowane pracownikom i kadrze zarządzającej;
• wsparcie w obsłudze zgłoszeń oraz wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających;
• wsparcie w zarządzaniu komunikacją kryzysową.