Wprowadzenie do EUDR – oświadczenie o należytej staranności

W cyklu poświęconym unijnej regulacji EUDR krok po kroku przedstawiamy, jak przygotować firmę do nowych obowiązków [omawiamy je w tym artykule]. Dotychczas wskazaliśmy, jak ocenić, czy produkt podlega rozporządzeniu, jakie wymogi są z tym związane oraz jak zmieniają się one w zależności od roli przedsiębiorcy pełnionej w łańcuchu dostaw. W ostatniej części cyklu skupimy się na elemencie, bez którego żaden towar regulowany nie może zostać dopuszczony do legalnego obrotu.

Oświadczenie należytej staranności (DDS – Due Diligence Statement) to formalne potwierdzenie spełnienia wymogów EUDR oraz obligatoryjny etap, który powinien zostać skoordynowany z dystrybucją, procedurami celnymi i wprost wpływa na możliwość dalszego obrotu towarami na rynku UE i poza nim.

Deklaracja zgodności z EUDR

Oświadczenie DDS potwierdza, że przedsiębiorca wykonał wszystkie obowiązki weryfikacyjne. Jest to deklaracja, która wiąże się z pełną odpowiedzialnością za wprowadzany towar oraz obejmuje szereg informacji przewidziany w przepisach rozporządzenia [1]:

• nazwa i adres podmiotu,
• numer EORI [2] lub numer identyfikacji podatkowej podmiotu,
• kod CN i opis towaru, masa, objętość lub liczba sztuk,
• kraj produkcji, geolokalizacja lub adres działek pozyskania surowca,
• klauzula o braku identyfikacji ryzyka lub stwierdzeniu jego znikomego poziomu,
• w razie stwierdzenia ryzyka – wykazanie podjęcia określonych działań je ograniczających,
• numer referencyjny istniejącego oświadczenia DDS – dotyczy to głównie podmiotów wykorzystujących produkty obecne już na rynku UE [o rozróżnieniu obowiązków podmiotów piszemy tutaj]

System informacyjny TRACES

Formularz deklaracji DDS będzie rejestrowany w unijnym systemie informacyjnym TRACES [3]. Jest to rejestr wykorzystywany w obsłudze „tracking’u” obrotu towarami. System umożliwi przygotowanie i złożenie deklaracji DDS. Odbywa się to poprzez:

1. uzyskanie EU Login – zapewnia dostęp do usług wybranych systemów informatycznych Komisji Europejskiej [4],
2. aktywację profilu w sekcji EUDR [5] – w ramach platformy TRACES NT.

Deklaracja DDS będzie składana w module dedykowanym dla Podmiotu. Program przeprowadzi użytkownika przez kolejne etapy odpowiadające poszczególnym wymogom zgłoszenia, precyzując jego ostateczną treść. Po przesłaniu i zatwierdzeniu system nada deklaracji numer referencyjny, którym będzie wykorzystywany w obrocie [6].

Podstawowe warunki wprowadzenia produktu na rynek

Wprowadzenie produktu regulowanego na rynek wymaga uprzedniego uzyskania numeru referencyjnego DDS. Moment wprowadzenia do obrotu następuje, gdy:

• produkt jest fizycznie dostępny, co wiąże się z finalizacją procesu produkcyjnego,
• została zawarta umowa określająca warunki przeniesienia własności produktu.

Aby zapobiec opóźnieniom w obrocie wskazane jest zrealizowanie zgłoszenia deklaracji DDS przed łącznym zaistnieniem tych dwóch przesłanek.

Odprawa celna towarów i powtarzalność numerów referencyjnych DDS

W przypadku produktów importowanych lub eksportowanych poza granice celne UE konieczne będzie uzyskanie numeru referencyjnego DDS przed dokonaniem zgłoszenia celnego. Numer musi być wskazany w zgłoszeniu celnym dotyczącym danej partii.

Jedno oświadczenie DDS może, co do zasady, obejmować wiele partii, gdy opierają się na tej samej analizie ryzyka. Przykładowo, jeśli zakontraktowane zamówienie obejmuje kilka partii, które ze względów logistycznych będą dostarczane do europejskiego importera w odstępach najbliższych miesięcy, mogą one opierać się na jednym numerze referencyjnym DDS.  Na podmiocie spoczywa odpowiedzialność, że każda z wprowadzanych do obrotu partii spełnia wymogi należytej staranności zadeklarowane treścią pierwotnej deklaracji.

Jeżeli jednak zmienią się okoliczności dotyczące produktu, a partia wykraczać będzie swoimi właściwościami poza zakres pierwotnej deklaracji konieczne będzie przeprowadzenie ponownej analizy ryzyka i złożenie nowego oświadczenia DDS.

Termin obowiązywania zgłoszenia DDS

W przeciwieństwie do powyższego przykładu, to samo oświadczenie DDS nie może obejmować partii wprowadzonych na rynek po upływie roku od daty pierwszego zarejestrowania towaru. Nieaktualne deklaracje utrudniają ocenę zgodności między danymi w nich zawartymi a rzeczywistymi cechami produktu, co zwiększa ryzyko niezgodności w dalszym obrocie. Ten wymóg koresponduje również z obowiązkiem podmiotów do corocznej rewizji aktualności systemu należytej staranności dążącym do zapewnienia, że posiadane informacje odzwierciedlają aktualny charakter produktów wprowadzanych przez nich do obrotu.

Przygotowanie organizacji do obowiązków EUDR

Zmiany wynikające z wdrożenia systemu EUDR wraz z końcem 2026 roku wywrą realny wpływ na większość przedsiębiorców działających na rynku wewnętrznym UE. Aby usprawnić zarządzanie procesem oceny i rejestracji towarów regulowanych, warto z odpowiednim wyprzedzeniem zapoznać się z funkcjonalnościami systemu TRACES oraz ustalić, jakie wymogi proceduralne dotyczą przedsiębiorstwa, aby w odpowiedni sposób ocenić obowiązujący wariant oceny należytej staranności. Warto rozważyć również wdrożenie wewnętrznych procedur weryfikacji produktów [o czym szerzej wspominamy tutaj]. Umożliwi to stałe monitorowanie zgodności towarów z rozporządzeniem oraz szybkie dostosowanie do ewentualnych zmian w wykazie produktów objętych EUDR. Takie przygotowanie wesprze sprawne zarządzanie importem, produkcją, dystrybucją czy eksportem, a spójna polityka wewnętrzna zapewni organizacji pełną gotowość do funkcjonowania w całym łańcuchu dostaw.

To ostatni artykuł z serii „Wprowadzenie do EUDR” przygotowanej przez zespół OP.

Zachęcamy do zapoznania się z pełnym cyklem publikacji dostępnym na naszym blogu, w przypadku wystąpienia pytań dotyczących interpretacji regulacji lub przygotowania organizacji do jej wdrożenia zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem – esg@orlikpartners.com.

Opracowanie nie stanowi porady ani opinii prawnej oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. 

[1] https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/1115/oj/eng; [główny zakres obowiązków wynika z art.3; art. 8 – 11]  [2] Uzyskaj numer EORI  [3] Co to jest Traces?  [4] https://trusted-digital-identity.europa.eu/index_en  [5] https://eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/login  [6] https://green-forum.ec.europa.eu/nature-and-biodiversity/deforestation-regulation-implementation/information-system-deforestation-regulation_en