Dobre rady dla uczestników przetargów publicznych cz. 2

Czerpiąc naukę z przysłowia, że dobrze uczyć się na swoich błędach, a jeszcze lepiej na cudzych przedstawiamy poniżej  kilka cennych rad dla przedsiębiorstw będących wykonawcą w przetargu publicznym.

Nie zwlekaj ze złożeniem oferty

Termin składania ofert ustala zamawiający, a jego przekroczenie nawet o kilku sekund skutkuje odrzuceniem oferty. Jeżeli wykonawca uważa, że nie będzie w stanie przygotować oferty w ustalonym terminie, może złożyć wniosek o przedłużenie terminu, a nawet wystąpić z odwołaniem do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO).

Pilnuj terminu wyboru oferty

Przed ostatecznym terminem wyborem oferty pozostawaj w gotowości lub wyznacz profesjonalnych pełnomocników. W przypadku, gdy zamawiający wezwie wykonawcę np. do uzupełnienia pełnomocnictwa lub innych dokumentów, nieobecność osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy może skutkować odrzuceniem oferty.

Określ realną wartość twojej oferty

Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość waloryzacji, za zgodą zamawiającego, niektórych rodzajów umów, których realizacja trwa ponad 6 miesięcy. Podwyższenie wynagrodzenia wykonawcy po zawarciu umowy zawsze stanowi istotną zmianę warunków zamówienia i może nastąpić tylko jeżeli zamawiający zastrzegł taką możliwość i precyzyjnie określił jej warunki np. wzrost cen energii elektrycznej. W przypadku gdyby wykonawca chciał uzyskać wyższe wynagrodzenie bez zgody zamawiającego, musi wystąpić do sądu z powództwem o waloryzację, co naraża go na długi i skomplikowany proces z niepewnym wynikiem.

Zawsze żądaj dostępu do dokumentacji przetargowej i innych ofert

Pamiętaj, że po otwarciu ofert dokumentacja przetargowa, w tym oferty, są jawne.

Niektórzy wykonawcy mają zwyczaj utajniania praktycznej całej oferty oprócz pierwszej i ostatniej strony. Cześć zastrzeżona jako tajemnica przedsiębiorstwa może zawierać informacje wskazujące, że dana oferta jest skalkulowana poniżej kosztów wykonania zamówienia lub konkurent faktycznie nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

Nie obawiaj się żądać odtajnienia tajemnicy przedsiębiorstwa konkurentów, a nawet złożyć odwołania do KIO.

Po ogłoszeniu przetargu sprawdź warunki udziału w postępowaniu

Zamawiający ma obowiązek prowadzić postępowanie przetargowe w sposób:

1) zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;

2) przejrzysty;

3) proporcjonalny.

Jeżeli Zamawiający ustalił zbyt rygorystyczne warunki, które dyskryminują twoją firmę np. posiadanie wieloletniego doświadczenia, to nie zwlekaj ze złożeniem odwołania do KIO.

Terminy na założenie odwołania  od ogłoszenia lub Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) są bardzo krótkie:

5 dni – w postępowaniach poniżej progów unijnych

10 dni – w postępowaniach powyżej progów unijnych

Po upływie terminu na złożenie odwołania nie ma możliwości zaskarżenia SWZ, a oferta wykonawcy będzie oceniana według tych warunków.

Przed złożeniem oferty przygotuj wstępny budżet lub kosztorys.

Zamawiający może wezwać wykonawcę do przedstawienia wyjaśnień co do kalkulacji ceny ofertowej pod rygorem odrzucenia oferty. Powszechnie uważa się, że każda oferta wykonawcy musi zakładać nawet minimalny zysk, aby nie zostać uznana za cenę dumpingową, co stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Rażąco niska cena jest jednym z najczęstszych zarzutów podnoszonych odnośnie do wybór oferty .

Ostrożnie wybieraj członków konsorcjum i przygotuj rozbudowaną umową.

Konsorcjum może być wykonawcą zamówienia publicznego i jest traktowane jak spółka cywilna co oznacza, że:

a) wszyscy konsorcjanci mogą żądać wynagrodzenia od zamawiającego łącznie, a w przypadku konfliktu między konsorcjantami kto ma odebrać wynagrodzenie, zamawiający może wstrzymać płatności lub złożyć kwotę do depozytu sądowego,

b) wszyscy członkowie odpowiadają solidarnie wobec zamawiającego za wykonanie umowy niezależnie od tego jaki % zamówienia rzeczywiście realizują co oznacza że:

• zamawiający może pozwać wszystkich członków o zapłatę, a po uzyskaniu wyroku skierować egzekucje komorniczą wobec wszystkich konsorcjantów,
• jeżeli jeden z konsorcjantów zapłaci zamawiającemu więcej niż pozostali to w przypadku braku szczegółowych uregulowań w umowie konsorcjum może żądać od pozostałych jedynie zwrotu nadwyżki ponad swój udział (jeśli np. było 3 wykonawców to ponad 1/3).